如何写英语电子邮件?

1、主题【简洁明确,直奔主旨】

主题(Subject)要点明邮件中心目的,几个单词简要描述,让收件人一眼知晓意图即可。

2、 称呼【注意身份,恰当选择】

写邮件之前确认好收信方的称呼,尤其是给教授/导师/助教/HR/Mentor/Boss发邮件时,注意书写正确,如果名字都没写对会给对方留下非常不好的初印象。

3、 开场白【简单问候,以示礼貌】

对于发件人来说,开场白的使用避免邮件过分直接,对于收件人也能够感受到来信的友好和礼貌。

4、正文【开门见山,条理清晰】

正文言简意赅,准确表达自己的意向。

如果有多个问题或多方面内容,请利用排版分点表述。

5、结束语【期待回信,表示感谢】

6 落款【书写准确,灵活变化】

落款是一封正式的邮件不可缺少的一部分,一般与正文&结束语隔一行书写。

由于是最后一步啦,大家可能急着发出去而出现错误或遗漏,所以一定要稳住!

建议制作个人的落款模板,一方面方便展示自己的基本信息,另一方面也避免书写错误。

7、注意事项

1)发送邮件前请仔细检查,避免拼写/称呼/附件遗漏/收件人邮箱等低级错误

2)邮件措辞尽量客气礼貌,避免强硬的要求,比如:You have to / must / need to,多用请求类语句Could you please…/ May I have…/ I’d love to…

3)发邮件的时间注意选择工作日的工作时间,如果有时差设置定时发送

4)使用专业的邮箱地址,比如给Prof发邮件尽量使用学校edu邮箱

5)收到回信记得礼貌回复,不管是否还有其他问题或后续输出,都请及时回复并表示感谢

6)心态:不要怕写错/语言不地道/用词不准确,只要能清晰表达自己的意思让对方理解即可。同时,邮件往来的过程也是学习书写的过程,所以不用担心,时间长了就熟悉啦。


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